01
Anliegen & Angaben prüfen
Hermes ordnet eingehende E-Mails dem passenden Vorgang zu und erkennt sofort, ob wichtige Angaben wie Seriennummer, Standort oder Zeitraum fehlen.
Produkte / VertAIX HermesWeniger Postfach-Routine.
VERTAIX HERMES
Weniger Postfach-Routine.
Schneller fundiert antworten.
Hermes analysiert eingehende Kunden- und Service-E-Mails, gleicht sie mit Ihrem freigegebenen Firmenwissen ab und legt Ihrem Team fertige Antwortentwürfe oder gezielte Rückfragen zur Freigabe vor.
Ideal für den Start mit einem klar abgegrenzten Postfach – Ihr Team gibt jede E-Mail vor dem Versand frei.
VertAIX HermesPRODUKT-EINBLICK
Antwortentwurf bereit zur Prüfung
Guten Tag, vielen Dank für Ihre Anfrage. Gerne stimmen wir einen Wartungstermin mit Ihnen ab. Bitte senden Sie uns dazu die Seriennummer der Anlage, den Einsatzort und Ihren gewünschten Zeitraum.
Ihr Team prüft. Ihr Team gibt frei.
Illustrativer Ablauf · Fiktive E-Mail
Anliegen & Pflichtangaben prüfenAntworten mit Firmenwissen belegenFreigabe vor jedem Versand
VOM POSTEINGANG ZUM ANTWORTENTWURF
Struktur im Postfach.
Auch bei hohem Anfragevolumen.
Wir starten typischerweise mit einem wiederkehrenden Vorgang wie Service-, Termin- oder Angebotsanfragen und hinterlegen dafür klare Quellen und Antwortregeln.
02
Freigegebenes Wissen nutzen
Für die Antwort zieht Hermes ausschließlich Ihre freigegebenen Handbücher, Preislisten, Richtlinien oder Ihre Delphi-Wissensbasis heran.
03
Entwurf oder Rückfrage erstellen
Je nach Vollständigkeit formuliert Hermes die passende Fachantwort oder fragt fehlende Details höflich beim Absender nach.
04
Prüfen & versenden
Ihr Team sieht den vorbereiteten Entwurf samt genutzter Quellen, passt ihn bei Bedarf an und gibt den Versand im gewohnten Postfach frei.
TYPISCHE EINSATZBEREICHE
Wiederkehrende Anfragen.
Deutlich kürzere Bearbeitungszeit.
Besonders wirksam in Postfächern, in denen täglich ähnliche Kunden-, Service- oder Partneranfragen eintreffen.
Wartungs- und Störungsmeldungen klären
Anlage, Standort und Fehlerbild strukturiert erfassen, erste Prüfschritte aus dem Handbuch vorschlagen und fehlende Angaben direkt nachfragen.
Angebotsanfragen vervollständigen
Stückzahlen, Spezifikationen und Wunschtermine aus E-Mails auslesen und Rückfragen zu offenen technischen Details vorbereiten.
Standardfragen sofort beantworten
Häufige Fragen zu Abläufen, Unterlagen oder Zuständigkeiten konsistent vorformulieren und Sonderfälle gezielt an Fachabteilungen übergeben.
ZUSAMMEN MIT DELPHI
Ihr Wissen liefert die Grundlage.
Delphi kann als Wissensbasis für Hermes dienen. Welche Quellen und Zugriffsrechte verwendet werden, wird für Ihren Ablauf festgelegt.
VORHER & NACHHER IM ALLTAG
Vorbereitet in Sekunden.
Freigegeben von Ihrem Team.
Die Anwendung übernimmt die zeitraubende Vorarbeit. Ihr Team behält die fachliche Hoheit, prüft die Quellen und entscheidet über das Ergebnis.
Manuelle Vorarbeit Schritt für Schritt.
- Jede eingehende E-Mail einzeln lesen, einordnen und dem richtigen Vorgang zuweisen
- In Handbüchern, Listen oder Vorprojekten nach den passenden Angaben suchen
- Ähnliche Rückfragen und Standardantworten täglich neu ausformulieren
Direkt zum prüfbaren Ergebnis.
- Anliegen strukturiert erfassen und fehlende Pflichtangaben sofort erkennen
- Einen fertigen Antwortentwurf auf Basis Ihres freigegebenen Firmenwissens erhalten
- Inhalt und Empfänger mit einem Blick prüfen und kontrolliert versenden
Beispielhafter Ablauf. Der tatsächliche Nutzen hängt von Ihren Unterlagen, Anforderungen und der vereinbarten Einrichtung ab.
FÜR IHREN EINSATZ EINGERICHTET
Passend zu Ihrem Team.
Mit klaren Grenzen.
Wir klären Daten, Zuständigkeiten und die technische Anbindung gemeinsam. Eine Produktdemo zeigt den Ablauf; die konkrete Einrichtung richtet sich nach Ihren Anforderungen.
Einrichtung besprechenPostfach & Zuständigkeiten
Mit welchem Postfach der Pilot startet und welche Anliegen direkt an bestimmte Ansprechpartner geleitet werden.
Wissensbasis & Leitplanken
Aus welchen freigegebenen Quellen Hermes schöpft und bei welchen Themen bewusst kein automatischer Entwurf erstellt wird.
Prüfung & Versandweg
Wie Entwürfe im gewohnten Postfach bereitgestellt, geprüft und nach Freigabe versendet werden.
DATENSCHUTZ ALS ENTWICKLUNGSPRINZIP
Ihre Daten verdienen
klare Verantwortung.
Datenschutz und DSGVO-konforme Prozesse haben für uns einen hohen Stellenwert. Wir berücksichtigen sie bei der Auswahl von Datenquellen, Dienstleistern und Betriebsmodellen. Postfachzugriff, verwendete Wissensquellen und Versandberechtigung werden getrennt betrachtet.
Zugriffe bewusst begrenzen
Wir stimmen ab, wer welche Informationen benötigt, welche Quellen eine Anwendung verwenden darf und wo eine menschliche Freigabe erforderlich ist.
Verarbeitung nachvollziehbar machen
Datenflüsse, Auftragsverarbeitung, eingesetzte KI-Dienstleister und Verarbeitungsorte werden für den konkreten Einsatz geklärt und dokumentiert.
Datennutzung klar festlegen
Zweckbindung, Datenminimierung, Speicher- und Löschfristen sowie eine mögliche Nutzung durch KI-Anbieter sind Teil der vereinbarten Datenschutzanforderungen.
Welche Schutzmaßnahmen und Vereinbarungen gelten, hängt vom Produkt, der Konfiguration und Ihrem Einsatz ab. Konkrete Nachweise und vertragliche Regelungen besprechen wir vor der Verarbeitung echter vertraulicher Daten.
MIT EINEM VORGANG BEGINNEN
Welche Anfrage beantworten
Sie immer wieder?
Wir besprechen ein geeignetes Postfach, typische Anfragen und einen begrenzten Pilot. Ihr Team behält die Kontrolle über den Versand.
Pilot besprechen